Circular 048 Ministerio de Trabajo 22 mayo 2026 Debido Proceso en Asuntos Disciplinarios laborales en el Marco del Código Sustantivo del Trabajo

1. Nuevo estándar del debido proceso (Ley 2466 de 2025)
la reforma laboral modificó el Artículo 115 del Código Sustentivo del Trabajo (CST), elevando a rango legal un conjunto de garantías mínimas obligatorias para el sector privado. El empleador debe alinear sus facultades con principios como:
- Presunción de inocencia e in dubio pro disciplinado (Cualquier duda se resuelve a favor del trabajador)
- Dignidad y Proporcionalidad (la sanción debe ser acorde a la falta, sin afectaciones desmedidas)
- Imparcialidad: Quien impone la sanción no debe tener un interés directo en el caso.
Llamados de atención: Si el Reglamento Interno de Trabajo (RIT) los considera sanción (o si acumularlos genera sanción mayor), deben cumplir todo el proceso formal. Si son solo para exigir cumplimiento de órdenes sin efectos sancionatorios, no requieren este trámite (se aconseja dejar constancia).
2. Para imponer cualquier sanción en el sector privado, debes cumplir este paso a paso:
- Aviso escrito: Notificar al trabajador los hechos y la falta provisional que se le imputa.
- Pruebas Completas: Entregarle absolutamente todas las pruebas para que se defienda. Plazo de 5 días hábiles: Debe haber mínimo este tiempo entre la entrega de pruebas y la audiencia de descargos.
- Segunda Instancia: El Reglamento Interno de Trabajo (RIT), debe prever recursos como reposición o apelación, Si no dice nada, opera la apelación.
- Llamados de Atención: Si el RIT los considera sanción o acumularlos agrava la falta, deben hacer todo este proceso.
Actualizar el RIT: El Reglamento Interno de Trabajo debe ajustarse al artículo 115 del CST, incorporando faltas, sanciones, etapas, pruebas, descargos, decisión motivada y recursos.
No Sancionar sin Debido Proceso: Toda sanción disciplinaria exige comunicación escrita, hechos claros, calificación provisional de la falta, traslado de pruebas, oportunidad de defensa, decisión proporcional e impugnación.
Conceder mínimo 5 días hábiles: Entre la comunicación de apertura, el traslado de pruebas y la audiencia de descargos debe otorgarse un término razonable no inferior a cinco días hábiles para preparar defensa.
Trasladar todas las Pruebas: El trabajador debe conocer previamente los elementos probatorios. Si aparece una prueba nueva, debe informarse y concederse nuevo tiempo para controvertirla.
Diferenciar llamados de atención y sanciones: Si el memorando solo busca corregir o requerir cumplimiento, no exige trámite sancionatorio. Si el RIT lo prevé como sanción o genera consecuencias por reiteración, debe agotarse el debido proceso.
Motivar la Sanción: La decisión debe explicar hechos probados, pruebas valoradas, norma interna o legal vulnerada, gravedad de la conducta y razón de proporcionalidad. No son válidas decisiones genéricas.
Aplicar Proporcionalidad e Inmediatez: la sanción debe ser acorde con la falta y adoptarse dentro de un plazo razonable desde que la empresa conoce los hechos.
Garantizar Recursos: El Reglamento Interno de Trabajo (RIT) debe prever mecanismos de impugnación como reposición, apelación o revisión, según la estructura empresarial, asegurando contradicción material en la decisión.
Permitir Acompañamiento Sindical: Si el trabajador esta afiliado o solicita apoyo sindical, debe permitirse su acompañamiento en investigación, descargos y constancias.
Adoptar Ajustes Razonables: Si el trabajador tiene discpacidad, barreras de comunicación o comprensión, la empresa debe garantizar condiciones reales de defensa mediante apoyos, ajustes o audiencia presencial si es necesario.
Cuidado con Audiencias Virtuales: Pueden realizarse por medios tecnológicos, siempre que el trabajador tenga acceso, conectividad y posibilidad efectiva de participar y defenderse.
No Confundir Sanción con Despido: El despido con justa causa no siempre exige proceso disciplinario, salvo que el RIT, contrato, convención, pacto o laudo lo configure como sanción. Aun así, deben respetarse las garantías mínimas; comunicación clara, oportunidad de ser escuchado, causal legal, inmediatez, buena fe y trato digno.
Bajo Rendimiento tiene Trámite Especial: Se exige cumplir el procedimiento previsto en el Decreto 1072 de 2015, con requerimientos previos, comparación objetiva y oportunidad de descargos.